Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z koniecznością przestrzegania przepisów podatkowych. Jednym z ważniejszych pytań, które zadają sobie przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż online, jest: kiedy muszą zainwestować w kasę fiskalną? W artykule omówimy, kiedy kasy fiskalne są obowiązkowe w e-commerce, w jakich sytuacjach można z nich zrezygnować oraz jakie zmiany w przepisach dotyczą sprzedaży internetowej.
1. Kiedy przedsiębiorca e-commerce musi stosować kasę fiskalną?
Zasadniczo, przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż internetową muszą stosować kasy fiskalne, jeśli ich roczny obrót przekroczy 20 000 zł, a sprzedaż skierowana jest do konsumentów (osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej). Oznacza to, że każda transakcja zawierana z osobą fizyczną, której wartość przekracza ten próg, wymaga ewidencjonowania jej za pomocą kasy fiskalnej.
Dotyczy to sprzedaży online, ponieważ sprzedaż za pośrednictwem internetu traktowana jest na równi z tradycyjną sprzedażą detaliczną. Jeśli przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy i sprzedaje produkty lub usługi konsumentom, musi zadbać o stosowanie kasy fiskalnej, jeśli jego obrót przekroczy określony limit.
2. Przedsiębiorcy, którzy nie muszą korzystać z kasy fiskalnej w e-commerce
Chociaż większość sklepów internetowych musi inwestować w kasę fiskalną, istnieją wyjątki od tej zasady. Przedsiębiorcy prowadzący działalność online mogą być zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli:
-
Sprzedają tylko na rzecz firm (B2B) – jeżeli sklep internetowy prowadzi wyłącznie sprzedaż dla innych przedsiębiorców, to nie musi ewidencjonować transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Zamiast paragonu fiskalnego, wystarczającym dokumentem sprzedaży jest faktura VAT.
-
Sprzedaż o niskiej wartości – niektóre transakcje internetowe mogą być zwolnione z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeśli są to transakcje o niewielkiej wartości. W takich przypadkach sprzedawca może skorzystać z innych form dokumentacji sprzedaży, takich jak faktury lub e-paragony.
-
Sprzedaż towarów objętych specjalnymi regulacjami – w przypadku sprzedaży określonych produktów, takich jak towary cyfrowe (np. oprogramowanie, muzyka, książki elektroniczne), przedsiębiorcy mogą być zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, o ile transakcje odbywają się wyłącznie za pośrednictwem platform cyfrowych i spełniają inne kryteria prawne.
3. Nowe przepisy – obowiązkowe kasy fiskalne online w e-commerce
Od 2021 roku obowiązują nowe przepisy, które nakładają na przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych obowiązek korzystania z kas fiskalnych online. Te nowoczesne urządzenia przesyłają dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) w czasie rzeczywistym. Przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe muszą inwestować w kasy fiskalne online, jeśli ich obrót przekroczy próg 20 000 zł rocznie.
Kasy online to urządzenia, które automatycznie przesyłają dane o sprzedaży do systemu Ministerstwa Finansów, co ułatwia kontrolę podatkową. Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje oprogramowanie sprzedażowe do wymogów kas fiskalnych online, co wiąże się z kosztami i czasem na wdrożenie odpowiednich rozwiązań.
4. Alternatywne rozwiązania dla sklepów internetowych
Choć w większości przypadków e-commerce będzie musiało zainwestować w kasy fiskalne online, istnieją alternatywne rozwiązania, które mogą być stosowane w wybranych przypadkach:
-
Faktura VAT – jeśli sklep internetowy prowadzi sprzedaż wyłącznie dla firm, wystarczającym dokumentem sprzedaży jest faktura VAT, a obowiązek stosowania kasy fiskalnej nie zachodzi.
-
E-paragony – w niektórych sytuacjach sklepy internetowe mogą stosować e-paragony, które są przesyłane klientowi drogą elektroniczną. E-paragon ma taką samą moc prawną jak tradycyjny paragon fiskalny, jednak nadal musi spełniać wymagania określone przez Ministerstwo Finansów.
-
Systemy integracyjne z kasą fiskalną – sklepy internetowe mogą korzystać z systemów, które integrują kasę fiskalną z oprogramowaniem sklepu. Takie rozwiązanie pozwala na automatyczne generowanie paragonów fiskalnych i przesyłanie danych do systemów podatkowych, co upraszcza cały proces ewidencjonowania sprzedaży.
5. Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązku stosowania kas fiskalnych online dotyczy większości sklepów internetowych, które sprzedają na rzecz konsumentów i osiągają roczny obrót powyżej 20 000 zł. Przedsiębiorcy prowadzący działalność online muszą pamiętać, że kasa fiskalna jest obowiązkowa, gdy sprzedaż skierowana jest do osób fizycznych. Istnieją jednak wyjątki, takie jak sprzedaż wyłącznie B2B czy sprzedaż o niskiej wartości, które pozwalają na uniknięcie tego obowiązku. Warto również zwrócić uwagę na nowe przepisy dotyczące kas online, które zwiększają transparentność rynku i pozwalają na bieżący nadzór ze strony organów skarbowych. Przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe powinni zapoznać się z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć problemów prawnych i dostosować swój system sprzedaży do wymogów ustawodawcy.
Sprawdź: Kasy fiskalne Wadowice