Wprowadzenie w życie przepisów unijnej Dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wymusiło na państwach członkowskich, w tym Polsce, dostosowanie krajowego porządku prawnego do nowych standardów. Jednym z kluczowych elementów tej regulacji jest zapewnienie realnej ochrony sygnalistów, czyli osób, które w kontekście zawodowym zgłaszają nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji.
Zakres i cel regulacji
Celem nowych przepisów jest ochrona interesu publicznego poprzez umożliwienie ujawniania naruszeń prawa w sposób bezpieczny, z zachowaniem poufności i bez ryzyka działań odwetowych wobec sygnalistów. Przepisy mają zastosowanie zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.
Ochrona przysługuje m.in. pracownikom, byłym pracownikom, współpracownikom, wykonawcom, zleceniobiorcom, a także kandydatom do pracy, którzy uzyskali dostęp do informacji o naruszeniach w związku z rekrutacją lub innym etapem współpracy zawodowej.
Obowiązki organizacji
Na podmiotach objętych ustawą spoczywa obowiązek:
-
ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości (tzw. systemu whistleblowingowego),
-
zapewnienia sygnalistom bezpiecznych i poufnych kanałów zgłaszania naruszeń,
-
wyznaczenia odpowiedzialnych osób lub zespołów do przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń,
-
prowadzenia rejestru zgłoszeń zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
-
ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi, zarówno bezpośrednimi, jak i pośrednimi.
Kogo dotyczy obowiązek?
Obowiązek wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń dotyczy:
-
podmiotów prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
-
wszystkich jednostek sektora publicznego (z wyjątkami),
-
organizacji działających w sektorach szczególnego ryzyka, takich jak usługi finansowe, zdrowie publiczne, bezpieczeństwo transportu czy ochrona środowiska – niezależnie od liczby pracowników.
Sposób realizacji obowiązku
W praktyce organizacje najczęściej wdrażają:
-
formularze zgłoszeniowe w formie papierowej lub elektronicznej,
-
dedykowane adresy e-mail lub skrzynki głosowe,
-
zewnętrzne platformy do obsługi zgłoszeń,
-
współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami zewnętrznymi.
Zgłoszenia muszą być rozpatrywane w określonych ramach czasowych, a osoba zgłaszająca powinna zostać poinformowana o wyniku działań następczych.
Sankcje za brak wdrożenia
Brak ustanowienia systemu ochrony sygnalistów lub niewłaściwa jego realizacja może skutkować:
-
odpowiedzialnością administracyjną (np. grzywnami),
-
odpowiedzialnością cywilną za działania odwetowe,
-
utratą zaufania ze strony pracowników, klientów i partnerów.
Wnioski
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów nie powinno być postrzegane wyłącznie jako wymóg regulacyjny. To także narzędzie zarządzania ryzykiem i element budowania transparentnej, etycznej kultury organizacyjnej. Im wcześniej organizacja dostosuje się do nowych przepisów, tym większa szansa na uniknięcie ryzyka prawnego i reputacyjnego.